Šiuolaikiniame pasaulyje, kuriame mus nuolat atakuoja informacijos srautai, socialinių tinklų pranešimai ir begalinis darbų sąrašas, gebėjimas išlikti produktyviam tapo ne tik privalumu, bet ir būtinybe. Daugelis iš mūsų bent kartą gyvenime esame pasijutę tarsi žiurkėnai rate: visą dieną bėgome, dirbome, stengėmės, tačiau vakare, pažvelgę į atliktų darbų sąrašą, supratome, kad svarbiausi tikslai taip ir liko nepaliesti. Būtent todėl internete ir knygynuose klesti produktyvumo patarimų industrija, siūlanti šimtus „stebuklingų“ metodų, kurie žada paversti mus superžmogumi, gebančiu nuveikti daugiau per trumpesnį laiką. Tačiau čia slypi didelė apgaulė – ne visi metodai yra universalūs, ir ne visi jie iš tiesų veikia. Kai kurie iš jų gali tapti dar viena prokrastinacijos forma, kai daugiau laiko praleidžiame planuodami darbą nei jį dirbdami.
Šiame straipsnyje mes ne tik apžvelgsime populiariausias laiko planavimo ir produktyvumo sistemas, bet ir kritiškai įvertinsime jų efektyvumą. Atskirsime tai, kas pagrįsta žmogaus psichologija ir neuromokslu, nuo to, kas tėra gražiai skambanti teorija, realybėje virstanti laiko švaistymu. Tikslas yra ne išmokti visas įmanomas technikas, o atrasti tą vienintelį ar kelių metodų derinį, kuris leistų dirbti ne daugiau, o protingiau.
Pomodoro technika: sprintas prieš maratoną
Vienas iš labiausiai paplitusių ir dažniausiai rekomenduojamų metodų yra Pomodoro technika. Jos esmė paprasta: darbas skaidomas į 25 minučių intervalus, vadinamus „pomodorais“, po kurių seka 5 minučių pertrauka. Po keturių tokių ciklų daroma ilgesnė, 15–30 minučių pertrauka. Iš pirmo žvilgsnio tai skamba kaip idealus būdas kovoti su dėmesio blaškymu.
Kodėl tai veikia?
Pomodoro technika yra itin efektyvi tiems, kurie kenčia nuo atidėliojimo (prokrastinacijos). Kai žinote, kad susikaupti reikės tik 25 minutes, užduotis atrodo mažiau gąsdinanti. Laikmatis sukuria dirbtinį skubos jausmą, kuris priverčia smegenis fokusuotis į vieną tikslą. Tai puikiai tinka monotoniškiems, administraciniams darbams ar užduotims, kurių tiesiog nenorite daryti.
Kada tai tampa laiko švaistymu?
Didžiausia Pomodoro problema – srauto būsenos (flow state) nutraukimas. Jei dirbate kūrybinį darbą, programuojate ar rašote sudėtingą tekstą, 25 minutės dažnai yra tik laikas, reikalingas „įsibėgėti“. Jei tuo metu suskamba laikmatis ir priverčia jus daryti pertrauką, prarandate visą mentalinį pagreitį. Tokiu atveju griežtas laikymasis šio metodo gali ne padidinti, o sumažinti jūsų darbo kokybę ir greitį.
Eisenhowerio matrica: skubos ir svarbos atskyrimas
Daugelis žmonių painioja tai, kas skubu, su tuo, kas svarbu. JAV prezidento Dwighto D. Eisenhowerio išpopuliarintas metodas siūlo visus darbus skirstyti į keturis kvadratus:
- Skubu ir svarbu: darykite tai nedelsiant (krizės, terminai).
- Neskubu, bet svarbu: planuokite laiką šiems darbams (strateginis planavimas, tobulėjimas, sportas).
- Skubu, bet nesvarbu: deleguokite šiuos darbus (dauguma el. laiškų, kai kurie skambučiai).
- Neskubu ir nesvarbu: eliminuokite tai (socialiniai tinklai, beprasmis naršymas).
Tai yra vienas iš tų metodų, kurie iš tiesų veikia ilgalaikėje perspektyvoje. Jis padeda išvengti „gaisrų gesinimo“ režimo ir verčia susimąstyti, ar tai, ką darote dabar, veda jus link ilgalaikių tikslų. Vienintelis trūkumas – šis metodas reikalauja didelio sąmoningumo ir disciplinos. Lengva pasakyti „deleguokite“, bet jei esate laisvai samdomas darbuotojas ar smulkus verslininkas, dažnai neturite kam perleisti užduočių, todėl matrica gali tapti tik teoriniu pratimu, keliančiu frustraciją.
GTD (Getting Things Done): tvarka ar biurokratija?
Davido Alleno sukurta sistema GTD yra laikoma produktyvumo biblija. Jos pagrindinė idėja – iškrauti viską iš savo galvos į patikimą išorinę sistemą (užrašus, programėles), kad smegenys būtų laisvos generuoti idėjas, o ne jas saugoti. Procesas apima penkis etapus: surinkti, apdoroti, organizuoti, peržiūrėti ir atlikti.
Nors GTD sistema yra neįtikėtinai galinga valdant didelius projektų kiekius, ji turi vieną didelį minusą, dėl kurio daugeliui žmonių ji tampa laiko švaistymu: sistemos priežiūra reikalauja per daug laiko. Pradedantieji dažnai praleidžia daugiau laiko rūšiuodami užduotis, klijuodami etiketes ir peržiūrinėdami sąrašus, nei realiai dirbdami. Jei jūsų darbas nereikalauja valdyti šimtų smulkių detalių vienu metu, pilna GTD sistema gali būti perteklinė biurokratija jūsų asmeniniame gyvenime.
Laiko blokavimas (Time Blocking) ir gilus darbas
Tai metodas, kurį naudoja tokie žmonės kaip Elonas Muskas ar Billas Gatesas. Esmė paprasta: diena padalinama į laiko blokus, ir kiekvienam blokui priskiriama konkreti užduotis. Tuo metu nedaroma nieko kito – tik tai, kas suplanuota. Tai tiesiogiai siejasi su Calo Newporto „Gilaus darbo“ (Deep Work) koncepcija, kuri teigia, kad tikra vertė sukuriama tik ilgą laiką nepertraukiamai fokusuojantis į sudėtingą užduotį.
Ar tai veikia?
Taip, ir tai ko gero yra vienas efektyviausių būdų šiuolaikiniam žinių darbuotojui. Laiko blokavimas priverčia jus būti realistais – jūs matote, kad paroje yra ribotas valandų skaičius, todėl negalite prisiplanuoti begalybės darbų. Tai taip pat apsaugo nuo reaktyvaus darbo (atsakinėjimo į laiškus visą dieną), nes komunikacijai paskiriami atskiri laiko blokai.
„Suvalgyk varlę“ (Eat the Frog)
Markas Tveinas yra pasakęs: „Jei jūsų darbas yra suvalgyti varlę, geriausia tai padaryti ryte. Ir jei jūsų darbas yra suvalgyti dvi varles, geriausia pirmiausia suvalgyti didžiausią.“ Produktyvumo kontekste tai reiškia, kad dieną reikia pradėti nuo sunkiausios, nemaloniausios, bet svarbiausios užduoties.
Šis metodas yra psichologiškai itin veiksmingas. Atlikus sunkiausią darbą ryte, smegenyse išsiskiria dopaminas, jaučiamas palengvėjimas ir pasididžiavimas savimi. Likusi dienos dalis tampa lengvesnė, nes didžiausias „baubas“ jau įveiktas. Priešingai, jei atidėliojate sunkiausią darbą vakarui, visą dieną jus kankina foninis stresas ir kaltės jausmas, kas mažina produktyvumą atliekant net ir paprastas užduotis.
Daugiaprogramis režimas (Multitasking): didžiausias melas
Kalbant apie tai, kas yra laiko švaistymas, multitaskingas užima pirmąją vietą. Nors daugelis darbo skelbimų vis dar reikalauja šio „įgūdžio“, moksliniai tyrimai vienareikšmiškai rodo: žmogaus smegenys negali efektyviai atlikti dviejų kognityvinių užduočių vienu metu. Mes tik greitai perjunginėjame dėmesį nuo vienos užduoties prie kitos.
Kiekvienas toks perjungimas kainuoja energiją ir laiką (vadinamasis „switching cost“). Bandydami vienu metu rašyti ataskaitą ir atsakinėti į žinutes, jūs ne tik užtruksite ilgiau, nei darydami tai paeiliui, bet ir padarysite daugiau klaidų, o jūsų IQ koeficientas tuo momentu kris labiau nei po nemigos nakties. Todėl bet koks produktyvumo metodas, skatinantis daryti kelis darbus vienu metu, turėtų būti nedelsiant atmestas.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Kuris produktyvumo metodas yra geriausias pradedantiesiems?
Pradedantiesiems geriausia pradėti nuo paprastų metodų derinio. Pabandykite „Suvalgyk varlę“ principą kartu su supaprastintu laiko blokavimu. Pavyzdžiui, nuspręskite, koks darbas rytoj svarbiausias, ir rezervuokite jam pirmąsias dvi valandas ryte. Venkite sudėtingų programėlių ar GTD sistemos, kol neišsiugdėte bazinių įpročių.
Ar galima derinti kelis metodus vienu metu?
Tikrai taip, ir tai dažniausiai yra efektyviausia strategija. Pavyzdžiui, galite naudoti Eisenhowerio matricą savaitės planavimui (kad atrinktumėte prioritetus), Laiko blokavimą dienos struktūrai, ir Pomodoro techniką tiems laiko blokams, kai jaučiate didelį nuovargį ar nenorą dirbti.
Ką daryti, jei suplanuota sistema sugriūva dienos eigoje?
Tai yra visiškai normalu. Produktyvumo sistema turi būti lanksti. Jei atsiranda nenumatytas gaisras, sutvarkykite jį, o tada tiesiog „perkraukite“ savo dienotvarkę. Didžiausia klaida – mesti visą sistemą tik todėl, kad viena diena nepavyko. Svarbiausia yra ne tobulas plano laikymasis, o gebėjimas greitai grįžti į vėžes po pertraukimų.
Ar produktyvumo programėlės (apps) padeda?
Programėlės (Notion, Todoist, Trello) yra tik įrankiai. Jei neturite aiškaus suvokimo, kaip planuojate laiką, programėlė taps tik dar vienu laiko ryjiku. Dažnai paprastas popieriaus lapas ir rašiklis veikia geriau, nes nesuteikia galimybės nuklysti į kitus telefono pranešimus.
Asmeninės ekosistemos kūrimas vietoj aklos imitacijos
Svarbiausia pamoka, kurią galima išmokti analizuojant produktyvumo metodus, yra ta, kad nėra vieno stebuklingo recepto. Tai, kas veikia programuotojui, gali visiškai netikti pardavimų vadybininkui, o tai, kas padeda studentui, gali trukdyti vadovui. Aklas svetimų sistemų kopijavimas dažnai veda į nusivylimą ir dar didesnį laiko praradimą bandant „prievartauti“ save dirbti nenatūraliu būdu.
Tikrasis produktyvumas atsiranda tada, kai nustojame ieškoti tobulo įrankio ir pradedame stebėti save. Atkreipkite dėmesį, kuriuo paros metu turite daugiausiai energijos – tuomet ir planuokite sunkiausius darbus („varles“). Pastebėkite, kas jus dažniausiai išblaško, ir naudokite laiko blokavimą ar Pomodoro kaip apsaugą nuo tų trikdžių. Geriausia sistema yra ta, kurią susikuriate patys, imdami geriausius elementus iš klasikinių metodų ir pritaikydami juos savo unikaliam gyvenimo ritmui bei asmenybei.
